Eingangsrechnungen erfassen ohne Abtippen – das klingt nach einer kleinen Erleichterung, ist in der Praxis aber ein echter Wendepunkt für mittelständische Buchhaltungsteams. Wer täglich Dutzende oder Hunderte Belege verarbeitet, kennt das Problem: Rechnungen kommen per Post, per Mail, über Portale – und am Ende tippt jemand alles händisch ins System. betterFiBu macht genau damit Schluss.
Eingangsrechnungen erfassen: Wie Belege automatisch ins System kommen
Belege landen heute auf vielen Wegen auf dem Schreibtisch – und das ist das erste Problem. betterFiBu verbindet alle Eingangskanäle in einem System. Rechnungen kommen per Upload, direkt aus einem E-Mail-Postfach oder über angebundene Portale ins System. Kein manuelles Weiterleiten, kein Dateienchaos, kein Nachfragen, wer welche Mail bekommen hat. Die Belege sind da – und die Verarbeitung beginnt sofort automatisch.
Automatisches Auslesen: Betrag, Datum, Lieferant – alles auf einen Schlag
Sobald ein Beleg im System ist, liest betterFiBu die relevanten Felder automatisch aus: Betrag, Rechnungsdatum, Lieferant, Rechnungsnummer und Einzelpositionen werden erkannt und als sauberer Datensatz abgelegt. Keine manuelle Eingabe, keine Tippfehler beim Übertragen, kein Vergleich zwischen Papier und Bildschirm. Die OCR-Technologie dahinter ist dabei nicht neu – entscheidend ist, wie sauber die Ergebnisse im Buchhaltungskontext strukturiert und weiterverwendbar sind.
Eingangsrechnungen digitalisieren und Dubletten erkennen, bevor sie Schaden anrichten
Doppelte Rechnungen sind kein Einzelfall – sie entstehen, wenn dieselbe Rechnung per Mail und per Post ankommt, wenn Portale Belege mehrfach liefern oder wenn jemand versehentlich zweimal hochlädt. betterFiBu erkennt Dubletten automatisch, bevor sie in die Verarbeitung gehen. So entstehen keine doppelten Zahlungen und kein unnötiger Korrekturaufwand. Das klingt simpel. Ist aber einer der häufigsten und teuersten Fehler in der Kreditorenbuchhaltung.
Prüfen statt tippen: Der neue Workflow für Ihre Buchhaltung
Nach dem automatischen Auslesen beginnt der eigentlich wertschöpfende Teil der Arbeit – und der hat nichts mit Abtippen zu tun. Ihr Team prüft, ob Lieferant und Kundendaten stimmen, sieht Abweichungen direkt angezeigt und kann anschließend kontieren. Das ist Buchhaltung, wie sie sein sollte: konzentriert auf Entscheidungen, nicht auf Dateneingabe. Wer bisher 80 % seiner Zeit mit Tippen verbracht hat, gewinnt hier erhebliche Kapazität zurück – und macht dabei weniger Fehler.
Bereit zur Weitergabe: Steuerberater und Zielsysteme direkt angebunden
Ein geprüfter und kontierter Beleg ist in betterFiBu sofort weitergabefähig – an den Steuerberater oder ein angebundenes Zielsystem. Kein erneutes Exportieren, kein Formatcaos, kein Nacharbeiten. Das zahlt direkt auf den Monatsabschluss ein: ruhiger, schneller und mit deutlich weniger Rückfragen. Unternehmen mit vielen Eingangsrechnungen über mehrere Kanäle – Post, Mail, Portal – merken den Unterschied spätestens beim ersten sauberen Abschluss. Wer mehr über die Möglichkeiten erfahren möchte, kann sich betterprojects direkt am eigenen Beleglauf zeigen lassen.
Häufige Fragen zu betterFiBu und der automatischen Belegerfassung
Für wen ist betterFiBu geeignet?
betterFiBu eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen mit einem hohen Rechnungsaufkommen und mehreren Eingangskanälen. Wer Belege per Post, Mail und Portal erhält, profitiert am stärksten – weil genau dort der manuelle Aufwand am höchsten ist.
Muss ich bestehende Systeme ersetzen, um betterFiBu zu nutzen?
Nein. betterFiBu ist darauf ausgelegt, sich in bestehende Strukturen zu integrieren und Belege an Zielsysteme oder den Steuerberater weiterzugeben. Einen kompletten Systemwechsel braucht es dafür nicht.
Wie erkennt betterFiBu doppelte Rechnungen?
Das System vergleicht eingehende Belege automatisch auf Basis von Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag und Datum. Stimmt ein Beleg mit einem bereits vorhandenen überein, wird er als Dublette markiert – bevor er in die Verarbeitung geht.
Was passiert, wenn ein Beleg nicht vollständig ausgelesen wird?
Abweichungen und unvollständige Felder werden im Prüfschritt klar angezeigt. Ihr Team sieht sofort, wo Nacharbeit nötig ist – und kann gezielt eingreifen, statt jeden Beleg manuell zu kontrollieren.
Wie schnell lässt sich betterFiBu einführen?
Das hängt vom jeweiligen Setup ab. Am einfachsten: unverbindlich am eigenen Beleglauf zeigen lassen und einschätzen, wie viel Aufwand sich direkt einsparen lässt. Jetzt betterFiBu kennenlernen.
