E-Rechnungspflicht im B2B – das ist kein Thema für 2027. Das ist ein Thema für heute. Wer jetzt anfängt, sein Rechnungswesen sauber aufzusetzen, spart sich später den halben Belegdurchlauf. Wer wartet, kauft sich Stress auf Raten.
Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet – und wann sie wen trifft
Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt diese Pflicht dann für alle inländischen B2B-Umsätze – ohne Ausnahme. Das ist gesetzlich verankert und nicht verhandelbar. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon heute können. Und das ist der Teil, den viele unterschätzen: Ausstellen ist die deutlich größere Baustelle.
Empfangen ist Pflicht – Ausstellen ist die eigentliche Herausforderung beim digitalen Rechnungsprozess
Viele Unternehmen denken, ein PDF-Versand mit XML-Anhang reicht. Tut es nicht. Eine echte E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Anforderungen enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten – zum Beispiel im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ihr Steuerberater freut sich, Ihr ERP muss es können, und Ihr Prozess muss dazu passen. Wer das halbherzig angeht, hat kurze Zeit später wieder Chaos im Belegdurchlauf – nur digitales.
Digitale Rechnungsverarbeitung und E-Rechnungspflicht: Wer früh startet, gewinnt doppelt
Die Pflicht zur E-Rechnung ist kein reines Compliance-Thema. Sie ist eine Einladung, den gesamten Rechnungsworkflow zu überdenken. Wer es sauber aufsetzt, spart sich den halben Belegdurchlauf gleich mit. Das bedeutet: weniger manuelle Erfassung, weniger Rückfragen, weniger Fehler. Und das merken nicht nur die Buchhaltung und der Finanzleiter – das merkt die gesamte Organisation. Prüfpfade werden kürzer, Freigaben schneller, Zahlungsziele besser eingehalten.
betterprojects begleitet mittelständische Unternehmen genau bei diesem Schritt. Mit betterAPP lässt sich die Eingangsrechnungsverarbeitung direkt in APplus integrieren – inklusive Bestellabgleich, digitalem Freigabeprozess und DATEV-Export. So wird aus einer gesetzlichen Vorgabe ein echter Effizienzgewinn.
XRechnung, ZUGFeRD, Peppol – was hinter den Formaten steckt
Drei Formate dominieren die Diskussion rund um die E-Rechnungspflicht. XRechnung ist das bevorzugte Format für öffentliche Auftraggeber und bereits seit Jahren Pflicht im B2G-Bereich. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz – ein Hybrid, der für viele Mittelständler praktisch ist, weil er den Übergang erleichtert. Peppol ist ein europäischer Übertragungsstandard, der zunehmend auch im B2B-Bereich an Bedeutung gewinnt. Welches Format für Ihr Unternehmen das richtige ist, hängt von Ihren Kunden, Ihrem ERP-System und Ihrem Buchführungsweg ab. Mehr zu den technischen Grundlagen finden Sie auch bei Wikipedia zur elektronischen Rechnung.
E-Rechnungspflicht und Rechnungsworkflow digitalisieren – so gelingt der Einstieg ohne Chaos
Der häufigste Fehler: Unternehmen versuchen, die E-Rechnung auf bestehende, manuelle Prozesse zu stülpen. Das funktioniert nicht. Ein strukturierter Rechnungsworkflow beginnt beim Auftragseingang, läuft durch die Buchhaltung und endet erst bei der Zahlung – und er muss durchgängig digital sein. Wer diesen Weg sauber plant, braucht weniger Personal für Routineaufgaben und hat am Ende auch die besseren Zahlen im Controlling.
betterprojects empfiehlt einen dreistufigen Einstieg: Erstens den Ist-Zustand analysieren – wie laufen Rechnungen heute ein und raus? Zweitens den Workflow modellieren – wo entstehen Brüche, und wo lässt sich automatisieren? Drittens das passende Tool implementieren – entweder als Modul im bestehenden ERP oder als eigenständige Lösung mit Schnittstellenanbindung. Schauen Sie sich dazu auch unsere Übersichtsseite zu allen betterprojects-Lösungen an.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht im B2B
Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung für mein Unternehmen?
Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze – unabhängig vom Umsatz.
Muss ich E-Rechnungen schon heute empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Sie müssen also heute schon in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen entgegenzunehmen und zu verarbeiten.
Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne enthält maschinenlesbare, strukturierte Daten – zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderung nicht.
Welche Formate sind für den Mittelstand am besten geeignet?
ZUGFeRD eignet sich gut als Einstieg, weil es ein lesbares PDF mit XML kombiniert. XRechnung ist im B2G-Bereich Standard. Welches Format passt, hängt von Ihren Kunden und Ihrem ERP-System ab.
Wie unterstützt betterprojects bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht?
betterprojects analysiert Ihren bestehenden Rechnungsworkflow, zeigt Automatisierungspotenziale auf und implementiert passende Lösungen – zum Beispiel über betterAPP direkt in APplus, inklusive DATEV-Export und digitalem Freigabeprozess.
