Eingangsrechnungen digitalisieren – das klingt nach IT-Projekt. Ist es aber nicht. Mit betterFiBu kommen Belege automatisch ins System, werden ausgelesen, geprüft und sind danach buchungsfertig. Kein Abtippen. Kein Suchen. Kein doppelter Beleg, der erst in der Jahresabschlussphase auffällt.
Warum Eingangsrechnungen digitalisieren kein Luxus mehr ist
Viele mittelständische Unternehmen empfangen Rechnungen auf drei, vier verschiedenen Wegen gleichzeitig: per Post, per E-Mail, über Lieferantenportale. Und trotzdem landen am Ende alle Belege auf demselben Schreibtisch – oder in derselben Inbox – und werden von Hand ins System übertragen. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und bremst den Monatsabschluss. Wer Eingangsrechnungen digitalisieren will, braucht keinen neuen Prozess – er braucht einen, der einfach funktioniert.
Wie Belege automatisch ins System kommen – ohne manuelle Eingabe
betterFiBu übernimmt den ersten und nervigsten Schritt: die Erfassung. Belege kommen per Upload oder direkt aus einem E-Mail-Postfach ins System. Wer Rechnungen über ein Lieferantenportal erhält, kann auch diesen Kanal anbinden. Das System liest anschließend automatisch aus, was relevant ist: Betrag, Datum, Lieferant, Rechnungsnummer und Positionen werden erkannt und als sauberer Datensatz abgelegt. Kein Copy-Paste. Kein Zahlendreher. Der Beleg ist da – und die Daten sind bereits strukturiert. Das ist der Kern davon, wie sich das Rechnungswesen im Mittelstand effizienter aufstellen lässt.
Doppelte Belege erkennen, bevor sie Ärger machen
Doppelt erfasste Rechnungen gehören zu den klassischen Fehlern in der Kreditorenbuchhaltung – und sie fallen oft erst auf, wenn es zu spät ist. betterFiBu erkennt Duplikate, bevor ein Beleg überhaupt verarbeitet wird. Das System gleicht eingehende Dokumente automatisch ab und meldet Treffer sofort. So spart man sich nicht nur die doppelte Buchung, sondern auch die Erklärung gegenüber dem Lieferanten. Wer mehr darüber erfahren will, wie Duplikaterkennung in der digitalen Rechnungsverarbeitung funktioniert, findet bei Wikipedia einen guten Einstieg in die Grundlagen der Rechnungsverarbeitung.
Prüfen statt tippen – so sieht der neue Arbeitsalltag aus
Nach der automatischen Erfassung beginnt die eigentliche Arbeit – und die ist deutlich kürzer als vorher. Lieferant oder Kunde werden abgeglichen, Abweichungen werden direkt angezeigt. Wer abweicht, sieht es sofort und kann reagieren, bevor der Beleg weiterläuft. Danach kommt die Kontierung. Alles andere hat das System bereits erledigt. Das Ergebnis: ein geprüfter, kontiierter Beleg, der zur Weitergabe an den Steuerberater oder an das Zielsystem bereit ist. Für Teams, die bisher täglich viele Rechnungen manuell erfasst haben, bedeutet das eine spürbare Entlastung – und einen deutlich ruhigeren Monatsabschluss.
Wer am meisten von der digitalen Rechnungsverarbeitung profitiert
betterFiBu ist besonders dann relevant, wenn ein Unternehmen viele Eingangsrechnungen hat und diese über mehrere Kanäle eingehen. Post, Mail, Portal – alle Wege laufen zusammen, und der manuelle Aufwand multipliziert sich. Genau hier setzt die Lösung an. Buchhaltungs- und FiBu-Teams verbringen weniger Zeit mit Routine, kaufmännische Leiter bekommen sauberere Daten und Geschäftsführer sehen einen Prozess, der nicht mehr von der Aufmerksamkeit einzelner Mitarbeitender abhängt. Wer auch andere kaufmännische Prozesse digitalisieren möchte, findet bei betterprojects weitere Ansatzpunkte.
Häufige Fragen zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Welche Belegformate verarbeitet betterFiBu automatisch?
betterFiBu verarbeitet gängige digitale Formate wie PDF und strukturierte E-Mail-Anhänge. Belege kommen per Upload oder direkt aus einem angebundenen E-Mail-Postfach ins System – ohne manuelle Zwischenschritte.
Wie zuverlässig ist die automatische Datenerkennung?
Das System liest Betrag, Datum, Lieferant, Rechnungsnummer und Positionen automatisch aus. Abweichungen werden angezeigt, sodass Ihre Buchhaltung nur noch prüft und freigibt – statt alles von Hand zu übertragen.
Was passiert, wenn ein Beleg doppelt eingeht?
Duplikate werden erkannt, bevor sie verarbeitet werden. Das System meldet den Treffer sofort und verhindert so doppelte Buchungen – unabhängig davon, über welchen Kanal der Beleg eingegangen ist.
An welche Zielsysteme oder Steuerberater lässt sich betterFiBu anbinden?
Geprüfte und kontierte Belege sind nach der Verarbeitung zur Weitergabe bereit – an den Steuerberater oder an das jeweilige Zielsystem. Welche Anbindungen konkret möglich sind, zeigen wir Ihnen gerne am eigenen Beleglauf.
Für welche Unternehmensgrößen ist betterFiBu geeignet?
betterFiBu ist besonders geeignet für mittelständische Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen und mehreren Eingangskanälen. Je mehr Belege eingehen, desto stärker wirkt die Entlastung im Alltag.
