Eingangsrechnungen erfassen ohne Abtippen – das klingt nach einer Selbstverständlichkeit, ist in vielen mittelständischen Unternehmen aber noch immer tägliche Handarbeit. Betrag, Datum, Lieferant, Rechnungsnummer: alles einzeln eingetragen, Zeile für Zeile. betterFiBu macht damit Schluss und legt jeden Beleg automatisch als sauberen Datensatz ab – direkt aus dem Posteingang oder per Upload.
Wie Eingangsrechnungen erfassen ohne Abtippen in der Praxis funktioniert
Der erste Schritt ist denkbar einfach: Belege kommen ins System, ohne dass jemand einen Scanordner manuell leeren oder eine E-Mail weiterleiten muss. betterFiBu liest Belege direkt aus einem verknüpften E-Mail-Postfach aus – oder Sie laden sie manuell hoch, wenn das Ihr Prozess erfordert. Beide Wege landen am selben Ziel: einem strukturierten Datensatz, der sofort weiterverarbeitet werden kann. Wer mehrere Eingangskanäle betreibt – Post, E-Mail und Lieferantenportale gleichzeitig –, profitiert besonders, weil alle Kanäle in einem einzigen Workflow zusammenlaufen und kein Beleg verloren geht.
Automatisches Auslesen: Was das System aus jedem Beleg herausholt
Sobald ein Beleg im System liegt, beginnt die automatische Erkennung. Betrag, Datum, Lieferant, Rechnungsnummer und einzelne Positionen werden ausgelesen und strukturiert abgelegt – ohne manuelles Eingreifen. Das Ergebnis ist kein Rohscan, sondern ein sauberer, verwendbarer Datensatz. Übertragungsfehler, die beim manuellen Abtippen entstehen, fallen damit weg. Und weil das System konsistent arbeitet, ist die Datenqualität unabhängig davon, wer gerade im Büro ist und wie konzentriert er oder sie an einem Dienstagnachmittag noch ist. Optische Zeichenerkennung (OCR) ist dabei nur der Anfang – die eigentliche Stärke liegt in der strukturierten Weiterverarbeitung der erkannten Werte.
Doppelte Belege erkennen, bevor sie Schaden anrichten
Doppelt erfasste Rechnungen sind ein klassisches Problem bei hohem Belegvolumen, und sie kosten mehr als nur Zeit. betterFiBu erkennt Duplikate automatisch, bevor sie überhaupt in die Verarbeitung gelangen. Das System prüft eingehende Belege gegen bereits vorhandene Datensätze und schlägt Alarm, wenn eine Rechnungsnummer oder eine Kombination aus Lieferant und Betrag bereits existiert. So verhindern Sie doppelte Zahlungen und Rückbuchungsaufwand – ohne dass jemand manuell vergleichen muss.
Eingangsrechnungen erfassen und prüfen statt tippen: der eigentliche Zeitgewinn
Nach dem automatischen Auslesen beginnt die eigentliche Arbeit – und die ist deutlich schlanker als bisher. Ihre Buchhaltung prüft, statt zu tippen. Lieferant und Kunde werden abgeglichen, Abweichungen zwischen erkannten und hinterlegten Werten werden direkt angezeigt, und anschließend wird kontiert. Das ist der entscheidende Unterschied: Das System liefert den vorbereiteten Datensatz, der Mensch bewertet und entscheidet. Wer heute noch jeden Beleg von Grund auf neu eingibt, gibt damit Zeit ab, die an anderer Stelle sinnvoller eingesetzt wäre. betterAPP ergänzt diesen Prozess außerdem um einen strukturierten Freigabe-Workflow – falls Sie auch die Rechnungsfreigabe digitalisieren wollen.
Geprüfter Beleg, bereit zur Weitergabe – so schließen Sie den Monat ruhiger ab
Am Ende des Prozesses steht ein geprüfter, kontiferter Beleg, der zur Weitergabe bereit ist – an den Steuerberater oder direkt in ein Zielsystem. Kein Nacharbeiten, kein erneutes Suchen, kein Drucken für den Ordner. Wer viele Eingangsrechnungen verarbeitet und bisher in der letzten Woche eines Monats regelmäßig in den Krisenmodus wechselt, merkt den Unterschied schnell. Der Monatsabschluss wird nicht einfacher, weil plötzlich weniger Belege kommen – sondern weil jeder Beleg beim Eintreffen bereits sauber erfasst ist und der Stapel am Ende gar nicht erst entsteht. Das ist kein Versprechen, das ist Arithmetik.
Häufige Fragen zu betterFiBu und automatischer Belegerfassung
Für welche Unternehmen lohnt sich betterFiBu besonders?
betterFiBu lohnt sich besonders für Unternehmen im Mittelstand mit hohem Eingangsrechnungsvolumen und mehreren Eingangskanälen – also Post, E-Mail und Lieferantenportale gleichzeitig. Je mehr Belege, desto größer der Zeitgewinn und desto spürbarer die Fehlerreduktion.
Muss ich meine bisherige Buchhaltungssoftware ersetzen?
Nein. betterFiBu ergänzt Ihren bestehenden Prozess und übergibt den geprüften Beleg an Ihr Zielsystem oder Ihren Steuerberater. Ein Systemwechsel ist dafür nicht notwendig.
Wie erkennt das System doppelte Belege?
Das System vergleicht eingehende Belege automatisch mit bereits erfassten Datensätzen – anhand von Rechnungsnummer, Lieferant und Betrag. Stimmt eine Kombination überein, wird der Beleg vor der Verarbeitung markiert und nicht doppelt angelegt.
Was passiert, wenn das System einen Wert nicht korrekt erkennt?
Abweichungen werden direkt angezeigt, sodass Ihre Buchhaltung gezielt korrigieren kann – statt alles manuell einzugeben. Der Prüfschritt bleibt beim Menschen, die Vorarbeit übernimmt das System.
Kann betterFiBu auch mit APplus eingesetzt werden?
Ja. Wer APplus einsetzt, kann betterFiBu sinnvoll in den bestehenden Workflow integrieren. Mehr zu ERP-Prozessen im Mittelstand finden Sie unter APplus ERP Mittelstand.
Wachstum braucht Richtung. Lassen Sie sich betterFiBu unverbindlich am eigenen Beleglauf zeigen – und sehen Sie selbst, wo heute noch Zeit verloren geht.
