Eingangsrechnungen digitalisieren – das klingt nach IT-Projekt, kostet Zeit und bringt Ärger. Dabei ist der Gedanke dahinter simpel: Belege kommen rein, werden ausgelesen, geprüft und weitergeleitet. Kein Abtippen, keine doppelten Buchungen, kein Chaos kurz vor Monatsabschluss. betterFiBu macht genau das möglich – und zwar so, dass Sie es morgen früh schon nutzen könnten.
Warum Abtippen in der Buchhaltung ein teures Hobby ist
Jede Eingangsrechnung, die manuell erfasst wird, kostet Zeit. Und Zeit ist in der Buchhaltung das Einzige, das knapper ist als das Budget. Wer täglich Dutzende Belege verarbeitet, weiß: Ein Zahlendreher passiert schneller als gedacht. Und dann sucht jemand eine Stunde lang den Fehler, der in drei Sekunden entstanden ist. Übertragungsfehler sind kein Versagen – sie sind ein Systemfehler. Und Systemfehler lassen sich abstellen. Unternehmen mit vielen Eingangsrechnungen und mehreren Eingangskanälen – Post, E-Mail, Lieferantenportale – brauchen keinen fleißigeren Mitarbeiter. Sie brauchen einen besseren Prozess.
Belege ins System: per Upload oder direkt aus dem Postfach
Der erste Schritt zum digitalisierten Rechnungseingang ist der Eingang selbst. betterFiBu nimmt Belege per Upload entgegen oder liest sie direkt aus einem verbundenen E-Mail-Postfach aus. Das bedeutet: Wer eine Rechnung per Mail bekommt, muss sie nicht mehr speichern, umbenennen, hochladen und dann nochmal öffnen. Sie landet automatisch im System – egal ob PDF, gescanntes Dokument oder strukturierte E-Rechnung. So verschwinden keine Belege mehr im Posteingang. Und niemand muss mehr nachfragen, ob die Rechnung von letzter Woche schon irgendwo gelandet ist.
Automatisches Auslesen: Eingangsrechnungen digitalisieren ohne Tipparbeit
Sobald ein Beleg im System ist, beginnt die eigentliche Arbeit – nur eben nicht mehr durch Menschenhand. Betrag, Datum, Lieferant, Rechnungsnummer und Positionen werden automatisch ausgelesen und als sauberer Datensatz abgelegt. Das ist kein Zaubertrick, sondern OCR-gestützte Texterkennung kombiniert mit intelligenter Feldzuordnung. Was früher jemand in eine Maske getippt hat, steht jetzt strukturiert im System – bereit zur Prüfung. Außerdem erkennt betterFiBu doppelte Belege, bevor sie überhaupt verarbeitet werden. Wer schon mal eine Rechnung zweimal bezahlt hat, weiß, wie viel Aufwand die Korrektur danach kostet.
Prüfen statt tippen: So sieht der neue Workflow aus
Nach dem Auslesen kommt der einzige Schritt, bei dem ein Mensch wirklich gebraucht wird: die Prüfung. Und die ist mit betterFiBu deutlich schlanker als bisher. Lieferant und Kunde werden abgeglichen, Abweichungen werden direkt angezeigt – sodass Sie sofort sehen, wo etwas nicht stimmt, ohne erst selbst suchen zu müssen. Danach folgt die Kontierung. Kein Abtippen, kein Hin- und Herwechseln zwischen Systemen, kein Vergleich mit der gedruckten Rechnung auf dem Schreibtisch. Der geprüfte Beleg ist anschließend bereit zur Weitergabe – an den Steuerberater oder direkt ans Zielsystem. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven kurz vor dem Monatsabschluss.
Wer wirklich profitiert – und warum gerade jetzt
Digitale Rechnungsverarbeitung ist kein Luxus für Konzerne. Mittelständische Unternehmen mit vielen Eingangsrechnungen und mehreren Eingangskanälen profitieren am stärksten – weil dort der manuelle Aufwand am höchsten ist und die Fehlerquellen am zahlreichsten. Geschäftsführer, die wissen, dass ihre Buchhaltungsleitung jeden Monat dieselbe Sisyphusarbeit erledigt, sollten sich fragen, wie viel davon wirklich nötig ist. Und kaufmännische Leiter, die einen ruhigeren Monatsabschluss wollen, finden in betterFiBu ein Werkzeug, das genau dafür gebaut wurde. Wachstum braucht Richtung – und keine Buchhaltung, die im manuellen Kleinklein steckt.
Häufige Fragen zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung
Funktioniert betterFiBu auch mit Rechnungen, die per Post kommen?
Ja. Papierdokumente können eingescannt und per Upload ins System gebracht werden. Danach läuft der Prozess identisch ab – Auslesen, Prüfen, Kontieren, Weiterleiten. Der Eingangskanal spielt für die Verarbeitung keine Rolle.
Wie erkennt das System doppelte Belege?
betterFiBu gleicht neu eingehende Belege automatisch mit bereits vorhandenen Datensätzen ab. Stimmen Rechnungsnummer, Betrag und Lieferant überein, wird der Beleg als potenzielles Duplikat markiert – bevor er in die Verarbeitung geht.
Muss ich mein bestehendes Buchhaltungssystem wechseln?
Nein. betterFiBu ist als vorgelagerter Prozessschritt konzipiert und übergibt geprüfte Belege an Ihr Zielsystem – etwa an Ihren Steuerberater oder ein bestehendes Buchhaltungssystem. Eine Systemumstellung ist nicht notwendig.
Für welche Unternehmensgrößen ist betterFiBu geeignet?
betterFiBu ist auf mittelständische Unternehmen ausgelegt, die täglich mehrere Eingangsrechnungen über verschiedene Kanäle erhalten. Je höher das Belegvolumen, desto deutlicher der Zeitgewinn.
Wie schnell ist betterFiBu einsatzbereit?
Der Einstieg ist unkompliziert. betterprojects zeigt Ihnen den Prozess unverbindlich am eigenen Beleglauf – sodass Sie sehen, wie betterFiBu konkret in Ihrem Unternehmen funktioniert, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
